Кабмин внес изменения в ряд актов, регулирующих порядок оформления электронных документов государственными служащими и электронный межведомственный обмен. Соответствующие изменения внесены постановлением правительства от 8 апреля №404.
В частности, внесены значительные изменения в постановление от 17 января 2018 г. №55 «Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности». Также в новой редакции изложен Регламент организации взаимодействия органов исполнительной власти в электронной форме, который определяет общие принципы функционирования и использования системы электронной взаимосвязи органов исполнительной власти (СЭВ ОИВ).
Среди прочего, в Типовой инструкции по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена, утвержденной постановлением №55, изменены нормы, касающиеся определений.
Выписка — копия части текста оригинала электронного документа, содержащая определенный объем информации, соответствие оригиналу и правовой статус которой удостоверены электронной печатью, основанной на квалифицированном сертификате электронной печати, или электронной подписи, основанной на квалифицированном сертификате электронной подписи, лица, сделавшего такую выписку.
Электронная копия электронного документа — визуальное представление электронного документа в электронной форме без квалифицированных электронных подписей или усовершенствованных электронных подписей, основанных на квалифицированном сертификате электронной подписи, которыми он был завизирован и/или подписан, соответствие и правовой статус которой удостоверены квалифицированной электронной печатью или усовершенствованной электронной печатью, основанной на квалифицированном сертификате электронной печати, учреждения.
Адрес электронной почты учреждения — адрес электронной почты, определенный Инструкцией по делопроизводству учреждения, сведения о котором содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований.
Делопроизводство учреждения осуществляется исключительно с использованием системы электронного документооборота учреждения, интегрированной в систему взаимодействия, веб-портала системы взаимодействия.
Использование электронной отметки времени при наложении квалифицированного электронного подписи или усовершенствованного электронного подписи, основанного на квалифицированном сертификате электронной подписи, или квалифицированной электронной печати либо усовершенствованной электронной печати, основанной на квалифицированном сертификате электронной печати, является обязательным.
Из системы электронного документооборота учреждения в систему взаимодействия и с веб-портала в систему взаимодействия загружаются экземпляры зарегистрированных электронных документов, изготовление и внесение которых в систему взаимодействия или веб-портал осуществляет регистратор.
Информационный обмен между сотрудниками учреждения может осуществляться с помощью других средств электронных коммуникаций по решению руководителя учреждения.
Адресат, который в соответствии с требованиями пункта 24 этой Инструкции подтвердил получение электронного документа, считается проинформированным о получении такого электронного документа, за исключением случаев, когда в соответствии с требованиями законодательства информирование должно быть осуществлено иным способом.
Интеграция системы электронного документооборота учреждения с системой взаимодействия осуществляется при условии ее соответствия требованиям к форматам данных электронного документооборота в органах государственной власти. Интеграция системы электронного документооборота учреждения с электронными сервисами системы взаимодействия может осуществляться с использованием веб-портала в случае принятия соответствующего решения руководителем указанного учреждения.
Система электронного документооборота должна обеспечивать прохождение электронных документов и электронных копий бумажных документов.
Электронные документы, поступающие на адрес электронной почты учреждения без квалифицированного электронного подписи или усовершенствованного электронного подписи, основанного на квалифицированном сертификате электронной подписи, квалифицированной электронной печати или усовершенствованной электронной печати, основанной на квалифицированном сертификате электронной печати, от любых корреспондентов, регистрации и дальнейшему рассмотрению не подлежат. Электронный документ, кроме факсограммы, может быть допущен к регистрации, если это определено инструкцией по делопроизводству учреждения.
Проверка квалифицированной электронной подписи или печати либо усовершенствованного электронного подписи или печати, основанного на квалифицированном сертификате электронной подписи или печати, проводится с соблюдением Порядка использования электронных доверительных услуг в органах государственной власти, органах местного самоуправления, предприятиях, учреждениях и организациях государственной формы собственности, утвержденного постановлением Кабмина от 1 августа 2023 г. №798.
Подтверждение действительности квалифицированного электронного подписи и/или печати либо усовершенствованного электронного подписи и/или печати, основанного на квалифицированном сертификате электронной подписи или печати, осуществляется с соблюдением требований части второй статьи 18 Закона «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах».
Решением государственного учреждения (его руководителя) определяются порядок использования усовершенствованных электронных печатей, основанных на квалифицированных сертификатах электронной печати, и уполномоченные сотрудники государственного учреждения, ответственные за их применение.
Проект нормативно-правового акта согласовывается руководителем юридической службы в электронной форме путем его согласования в системе электронного документооборота.
Проект акта, сопроводительные материалы к нему размещаются учреждениями, являющимися разработчиками соответствующих документов, в подсистеме согласования нормативно-правовых актов. Оригиналы электронных документов размещаются: в формате DOCX, XLSX (формат Office Open XML спецификации ISO/IEC 29500-1:2016) или одновременно в формате PDF/A (формат спецификации PDF 1.4 ISO 19005-1:2005) и RTF с применением квалифицированного электронного подписи или усовершенствованного электронного подписи, основанного на квалифицированном сертификате электронной подписи (квалифицированной электронной печати или усовершенствованной электронной печати, основанной на квалифицированном сертификате электронной печати, если документ был размещен в форме фотокопии); однократно без права требовать их дублирующего размещения другими учреждениями.
Кроме того, внесены изменения в Типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти.
Так, сведения о сотруднике, создавшем документ, оформляются в нижнем левом углу на лицевой стороне последнего листа бумажного документа и состоят из следующих элементов: фамилии и имени, служебного номера телефона и/или адреса служебной электронной почты, например: Федорчук Василий 044 123 45 67, [email protected].
Во внутренних документах допустимо указывать только фамилию сотрудника, создавшего документ, номер его служебного телефона и/или адрес служебной электронной почты, например: Федорчук 044 123 45 67, [email protected].
Допустимо через запятую указывать несколько номеров телефонов, по которым можно связаться с сотрудником, создавшим документ, например: Федорчук Василий 044 123 45 67, 765 43 21, 095 789 66 14.
Регистрация документа осуществляется с использованием системы электронного делопроизводства учреждения или, при ее отсутствии, централизованно с применением веб-портала в соответствии с инструкцией по делопроизводству учреждения. Журнальная (бумажная) или карточная форма регистрации допускается в случае невозможности ведения электронной регистрации и только в условиях и в течение срока военного или чрезвычайного положения на территории, где расположено учреждение, и в течение шести месяцев после отмены военного или чрезвычайного положения на соответствующей территории.
Документы с момента создания (поступления в учреждение) и до передачи в архивный подраздел учреждения хранятся по месту формирования дел в структурных подразделениях учреждения или службе делопроизводства учреждения в соответствии с номенклатурой дел. Оригиналы нормативно-правовых актов хранятся по месту их издания, а документы, касающиеся их разработки, согласования и т.д., — по месту создания.
Автор: Наталя Мамченко
Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.
