Кабмін змінив низку актів, які регулюють порядок оформлення електронних документів держслужбовцями та електронний міжвідомчий обмін. Відповідні зміни внесені постановою уряду від 8 квітня № 404. Зокрема, внесені значні зміни до постанови від 17 січня 2018 р. №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності». Також у новій редакції викладено Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, який визначає загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ).
Серед іншого, у Типовій інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженій постановою №55, змінено норми, які стосуються визначень.
Витяг — копія частини тексту оригіналу електронного документа, який містить певний обсяг інформації, відповідність оригіналу та правовий статус якої засвідчено електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, або електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особи, якою зроблено такий витяг
Електронна копія електронного документа — візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи.
Адреса електронної пошти установи — адреса електронної пошти, визначена Інструкцією з діловодства установи, відомості про яку містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.
Діловодство установи здійснюється виключно з використанням системи електронного документообігу установи, інтегрованої до системи взаємодії, веб-порталу системи взаємодії.
Використання електронної позначки часу під час накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або кваліфікованої електронної печатки чи удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, є обов’язковим.
Із системи електронного документообігу установи до системи взаємодії та із веб-порталу до системи взаємодії завантажуються примірники зареєстрованих електронних документів, виготовлення та внесення до системи взаємодії або до веб-порталу яких здійснює реєстратор.
Інформаційний обмін між працівниками установи може здійснюватися за допомогою інших засобів електронних комунікацій за рішенням керівника установи.
Адресат, який відповідно до вимог пункту 24 цієї Інструкції підтвердив одержання електронного документа, вважається таким, що поінформований про одержання такого електронного документа, крім випадків, коли відповідно до вимог законодавства інформування повинно бути здійснено в інший спосіб.
Інтеграція системи електронного документообігу установи із системою взаємодії здійснюється за умови її відповідності вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Інтеграція системи електронного документообігу установи із електронними сервісами системи взаємодії може здійснюватися з використанням веб-порталу у разі прийняття відповідного рішення керівником зазначеної установи.
Система електронного документообігу повинна забезпечувати проходження електронних документів та електронних копій паперових документів.
Електронні документи, що надходять на адресу електронної пошти установи без кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, від будь-яких кореспондентів, реєстрації та подальшому розгляду не підлягають. Електронний документ, крім факсограми, може бути допущений до реєстрації, якщо це визначено інструкцією з діловодства установи.
Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи печатки або удосконаленого електронного підпису чи печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки, проводиться з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабміну від 1 серпня 2023 р. №798.
Підтвердження дійсності кваліфікованого електронного підпису та/або печатки або удосконаленого електронного підпису та/або печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки, здійснюється з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Рішенням державної установи (її керівника) визначаються порядок використання удосконалених електронних печаток, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронної печатки, та уповноважені працівники державної установи, відповідальні за їх застосування.
Проект нормативно-правового акта погоджується керівником юридичної служби в електронній формі шляхом його погодження у системі електронного документообігу.
Проект акта, супровідні матеріали до нього розміщуються установами, які є розробниками відповідних документів, у підсистемі погодження нормативно-правових актів. Оригінали електронних документів розміщуються: у форматі DOCX, XLSX (формат Office Open XML специфікації ISO/IEC 29500-1:2016 або одночасно у форматі PDF/A (формат специфікації PDF 1.4 ISO 19005-1:2005) і RTF із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, якщо документ було розміщено у формі фотокопії); одноразово без права вимагати їх дублетного розміщення іншими установами.
Крім того, внесені зміни до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади.
Так, відомості про працівника, який створив документ, оформляють у нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша паперового документа та складаються з таких елементів: прізвища і власного імені, службового номера телефону та/або адреси службової електронної пошти, наприклад: Федорчук Василь 044 123 45 67, [email protected].
У внутрішніх документах допустимо зазначати лише прізвище працівника, який створив документ, номер його службового телефону та/або адресу службової електронної пошти, наприклад: Федорчук 044 123 45 67, [email protected]
Допустимо через кому зазначати кілька номерів телефонів, за якими можна зв’язатися з працівником, який створив документ, наприклад: Федорчук Василь 044 123 45 67, 765 43 21, 095 789 66 14.
Реєстрація документа здійснюється з використанням системи електронного діловодства установи або у разі її відсутності централізовано із застосуванням веб-порталу відповідно до інструкції діловодства установи. Журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації допускається у разі неможливості вести електронну реєстрацію та лише в умовах та протягом строку воєнного чи надзвичайного стану на території, де розташована установа, та протягом шести місяців після скасування воєнного чи надзвичайного стану на відповідній території.
Документи з часу створення (надходження до установи) і до передачі до архівного підрозділу установи зберігаються за місцем формування справ у структурних підрозділах установи або службі діловодства установи відповідно до номенклатури справ. Оригінали нормативно-правових актів зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо — за місцем створення.
Автор: Наталя Мамченко
Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.
