Восточное межрегиональное управление Государственной службы Украины по вопросам труда объясняет, как поступить, если работник за границей просит выслать ему трудовую книжку.
Указывается, что ранее абзац 4 пункта 2 Перечня вложений, запрещенных к пересылке в почтовых отправлениях, содержал запрет на пересылку трудовых книжек в международных почтовых отправлениях. Однако 12 сентября 2024 года было принято Постановление Кабинета Министров от 10.09.2024 №1045, которое внесло изменения в постановления Кабинета Министров от 05.03.2009 №270 и от 08.09.2023 №958, и которая вступила в силу с 12 сентября 2024 года.
Согласно внесенным изменениям, пересылка за пределы Украины разрешений на право ношения оружия, трудовых книжек, военных билетов, документов, удостоверяющих личность, осуществляется исключительно в зарегистрированных международных почтовых отправлениях. Таким образом, запрет на пересылку трудовых книжек за пределы Украины с 12 сентября 2024 года больше не действует.
В то же время новое правило позволяет пересылку трудовых книжек за границу только в зарегистрированных международных отправлениях. Зарегистрированные отправления принимаются с выдачей квитанции, проходят регистрацию на различных этапах пересылки и вручаются получателю под расписку.
С 10 июня 2021 года ведение бумажных трудовых книжек не является обязательным.
Выдача всех имеющихся трудовых книжек работникам в обязательном порядке предусматривается после завершения работ по включению Пенсионным фондом Украины в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников, которые должны быть внесены в течение пяти лет. После завершения этих работ имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись. (*Раздел II «Заключительные и переходные положения» Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 №1217-IX.)
Согласно статье 48 КЗоТ учет трудовой деятельности работников ведется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».
Статья 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения», принятого Постановлением Верховной Рады 15.03.2022 №2136-IX, предусматривает, что в период действия военного положения порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек, а также архивного хранения соответствующих документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда.
В период действия военного положения стороны трудового договора могут договориться об альтернативных способах создания, пересылки и хранения приказов (распоряжений) работодателя, уведомлений и других документов по вопросам трудовых отношений, а также о любом другом доступном способе электронной коммуникации, выбранном по соглашению между работодателем и работником.
Таким образом, трудовая книжка работника, который продолжает состоять в трудовых отношениях, может быть выдана ему по соглашению сторон трудового договора, а также работодатель обязан выдать надлежащим образом оформленную трудовую книжку работнику в случае его увольнения до завершения процедуры включения в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования отсутствующих сведений о трудовой деятельности, в день увольнения.
В соответствии с требованиями п. 4.2 раздела 4 «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников», утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.1993 №58, пересылка трудовой книжки почтой с доставкой на указанную адресатом адрес допускается только при наличии письменного согласия работника.
Возможный алгоритм действий по передаче трудовой книжки работнику, находящемуся за границей:
Определение основания для передачи
- Работник уволился и нуждается в трудовой книжке.
- Работник хочет получить трудовую книжку для других целей.
Оформление запроса работником
Работник подает письменное заявление (скан или электронный вариант с квалифицированной электронной подписью – КЭП) о желании получить трудовую книжку с предоставлением согласия на ее пересылку почтой, в котором отдельно указывает:
- способ доставки;
- адрес за границей.
Проверка и оформление документации работодателем
Работодатель проверяет наличие оснований и согласие на пересылку трудовой книжки почтой.
Уточнение способа доставки, оформление отправления
Пересылка трудовых книжек за границу должна осуществляться исключительно в зарегистрированных международных отправлениях.
Важно проверить правильность адреса, указанного работником.
Подтверждение получения
Сохранить квитанцию и отследить доставку.
Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.
